Es el mismo Código del Trabajo el que impone la obligación de toda empresa de llevar un registro de asistencia respecto de sus trabajadores. Y lo anterior resulta obvio ya que el artículo 22 inciso primero del cuerpo legal citado señala que:

 “La duración de la jornada ordinaria de trabajo no excederá de 45 horas semanales”.

Y si eso es así, tenemos que establecer alguna forma de controlar tal máximo.

Por otra parte el inciso 1° del artículo 33 señala:

“Para los efectos de controlar la asistencia y determinar las horas de trabajo, sean ordinarias o extraordinarias, el empleador llevará un registro que consistirá en un libro de asistencia del personal o en un reloj control con tarjetas de registro”.

Entonces el empleador deberá establecer algún modo de control o registro de tales horas, sea este un Libro, un reloj control, u otro parecido (como el cada vez más común sistema computacional  magnético). De no cumplir con tal exigencia además de ser objeto de multa administrativa la empresa se podría quedar sin prueba para acreditar los atrasos o inasistencias del trabajador.

Aunque la Dirección del Trabajo ha señalado en reiteradas oportunidades que no se encuentra dentro de sus facultades, el certificar a priori que las características técnicas de un determinado sistema computacional permitan asimilarlo o no a un registro de asistencia y determinación de las horas de trabajo en los términos del artículo 33 del Código del Trabajo, sí ha señalado las características, en abstracto, que debe cumplir un sistema de reloj control, siendo estas las siguientes:

a)     Debe permitir el registro automático de la identidad del trabajador, la fecha, hora y minutos en que inicia y termina la jornada de trabajo al deslizar por los lectores del reloj una tarjeta personal de identificación provista de banda magnética.

b)    De ser el número de la tarjeta distinto del Rut del trabajador, dicho número debe mantenerse permanentemente, mientras dure la relación laboral y encontrarse grabado en la banda magnética de la misma e impreso en su parte anterior.

c)     El sistema debe entregar reportes semanales que contengan la suma total de las horas trabajadas por cada dependiente, quien los firmará en señal de aceptación.

d)    El sistema computacional de control debe posibilitar la entrega diaria al trabajador del estado de su asistencia registrada electrónicamente por el reloj incorporado al dispositivo, para lo cual debe contar con una impresora u otro elemento asociado en éste que permita la emisión automática de un comprobante impreso de forma que el trabajador tenga un respaldo diario físico y tangible de su asistencia, cumpliéndose así el objetivo que tuvo en vista el legislador al establecer los sistemas tradicionales de registro de asistencia.

e)     El reloj incorporado al dispositivo electrónico deberá estar dotado de: 1) memoria interna que permita guardar la fecha y hora en que cada tarjeta ha sido leída, con una capacidad de, a lo menos, 4 eventos por cada trabajador: 2) batería para operación en caso de corte de energía eléctrica, con autonomía de 24 horas; 3) batería para almacenamiento de parámetros de configuración, con autonomía de doce meses; 4) dispositivos para definir si se inicia o termina la jornada de trabajo y 5) puerta de impresora para emitir los comprobantes de los eventos registrados.

f)      El software que se instale en el computador, que permita tanto el traspaso de la información registrada como el procesamiento de la misma, deberá ser un sistema cerrado de base de datos, debidamente certificado, en términos que asegure la inviolabilidad de éstos.

g)    La certificación de que el software utilizado está constituido por un sistema cerrado de datos, debe ser otorgada por un organismo público competente o privado que garantice que el mismo cumple con dichas características técnicas.

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